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 La gamme Phone Service


Accueil téléphonique & gestion de vos appels

Modes de communication

Une permanence de services

Accueil téléphonique & gestion de vos appels

Que vous soyez en rendez-vous, en déplacement, en consultation ou tout simplement que vous ne souhaitiez pas être dérangé, nous prenons en charge tous vos appels. Nos secrétaires reconnaissent vos patients et renseignent vos interlocuteurs en adaptant leurs réponses à vos directives, elles gèrent votre agenda et organisent la prise de vos rendez-vous.


Réponse téléphonique personnalisée : vos patients sont accueillis au nom de votre cabinet médical


Agenda médical : nous sommes équipés pour noter les demandes de rendez-vous ou de visites de vos patients et cela au strict respect de votre propre planning.


Transfert & filtrage d’appels : selon le degré d’urgence des appels reçus et/ou vos directives en terme d’accueil téléphonique de vos patients, nous assurons pour votre compte une action de secrétariat traditionnel afin de vous mettre en relation directement avec vos patients.


Option Pré-décroché personnalisé : un atout supplémentaire pour renforcer l’image de votre cabinet médical.

A l’instar des standards des grandes entreprises, le service « pré-décroché personnalisé » permet de personnaliser le message d’accueil de votre cabinet médical et cela avant même que l’une de nos secrétaires décroche.

Dès l’arrivée de l’appel, vos patients se voient proposer un court message d’accueil personnalisé. Ils sont d’emblée informés qu’ils sont bien au contact de votre cabinet médical et que leur demande va être traitée dans les meilleurs délais.


Modes de communication

Au delà des effets d’annonce et de la surenchère technologique propre à notre époque, Phone Service vous propose un large choix de modes de communication, conçus pour optimiser la circulation de l’information, entre vos patients et votre cabinet médical.

  1. Vous désirez prendre connaissance de vos messages et de vos attentes, visualiser et actualiser votre agenda, ou notifier une consigne :

    • SERVICE INTERNET
      nécessite la saisie de vos codes d’accès confidentiels
      24 heures sur 24 - 7 jours sur 7
      abonnement compris dans votre forfait

  2. Vous désirez être averti en temps réel de l’arrivée d’un message urgent ou d’une demande de visite de la part de l’un de vos patients :

    • ENVOI DE SMS - vers votre téléphone mobile
      nécessite l’activation de ce service et la modification de votre dossier
      en service durant les heures d’ouverture du secrétariat

  3. Vous désirez prendre connaissance d’une liste complète de messages ou de rendez-vous et cela durant un créneau horaire directement lié à votre besoin d’information :

    • ENVOI DE FAX - vers votre télécopieur personnel
      nécessite l’activation de ce service et la modification de votre dossier
      en service durant les heures d’ouverture du secrétariat
      programmable à l’heure de votre choix (peut être modifié selon vos souhaits)

    • ENVOI D’E-MAIL - vers votre télécopieur personnel
      nécessite l’activation de ce service et la modification de votre dossier
      en service durant les heures d’ouverture du secrétariat
      programmable à l’heure de votre choix (peut être modifié selon vos souhaits)


Une permanence de services

Nos secrétaires sont à l’écoute de vos appels durant près de 70 heures* par semaine afin de couvrir les plages horaires les plus utilisées par vos correspondants.

Formule de base : nous accueillons l’ensemble des appels de vos patients :

    • du lundi au vendredi - de 8 heures à 20 heures

    • le samedi - de 8 heures à 13 heures

(*) en dehors des horaires d’ouverture du secrétariat, nous diffusons à destination de vos patients un message de veille, leur demandant de contacter un Centre 15 en cas d’urgence


Option Boite Vocale Personnalisée : un complément de service conçu pour accueillir les appels Nuit & Week-end de vos patients.

Dès la fermeture de notre secrétariat, et sous réserve que la ligne de votre cabinet médical soit toujours renvoyée vers nos installations, les appels de vos patients sont automatiquement dirigés vers votre boite vocale.

Pour les rassurer => vos patients entendent votre voix

Pour les informer => vos patients sont au contact de vos consignes d’urgence ou de tout autre message, que vous souhaitez porter à leur connaissance.

Vous avez toute liberté de modifier 24h/24 et 7j/7 votre message et cela selon vos souhaits ou votre actualité.


Option Service 24H/24 : cliquez ici


 
   
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